論系統調查

　 　摘要

　　系統是相互作用的多元素的有機結合、執行特定的功能、達到特定的目標的集合體。正如事物都有其產生、發展和消亡的過程一樣，系統也都有其產生、發展和消亡的過程。系統調查是系統開發過程中的基礎工作，通常分為初步調查和詳細調查，是一種十分有效的需求獲取方法，也是開發系統開發不可缺少的過程和手段。我們可以堅信：全方位地、多層次地、有效地進行系統調查，整理出清晰的、明確的調查結果，對系統的開發甚至系統的發展等等都起著至關重要的作用。

　　關鍵字

　　系統：相互作用的多元素的有機結合、執行特定的功能、達到特定的目標的集合體。
　　　生命周期：事物的產生、發展和消亡的過程。
　　　調查：為了了解情況而進行考察。

　　1、系統的簡介

　　系統是相互作用的多元素的有機結合、執行特定的功能、達到特定的目標的集合體。系統具有整體性、目的性、環境適應性、層次性和相關性等五大特性。系統的分類方法有很多種，其中按系統的抽象程度進行分類有概念系統、邏輯系統和實體系統等三大類。

　　　系統的環境是指系統之外的、與系統相關聯的全部事物所構成的集合體。一般來說，環境中的組成元素之間聯系比較弱，系統性不夠強，這為系統的趨利避害、保護和發展自己提供了可能性。但也要特別注意當系統的環境具有很強的系統性的情況，這將有可能影響系統的生存和發展。

　　系統的可控和可觀都離不開其環境，只有在其環境中才能得以體現。系統從環境中產生，又在環境中運行、延續和演化。系統只有涌現出特定的整體性，才能適應環境。

　　2、系統開發的生命周期

　　正如事物都有其產生、發展和消亡的過程一樣，系統也都有其產生、發展和消亡的過程。一般可以把系統開發分成總體規劃階段、系統分析階段、系統設計階段、系統實施階段、系統運行和評價等五個階段。每個階段都有其輸入、輸出和明確的任務。各個階段緊密相關，前一個階段是后一個階段的基礎和前提。

　　　根據調查，系統生命周期中的各個階段的工作量如下圖2-2所示：
　　

　　　 3、系統調查

　　調查是指為了了解情況而進行考察。常言道：沒有調查，就沒有發言權?？梢娬{查的重要性。系統調查是系統開發過程中的基礎工作，通常分為初步調查和詳細調查，它們分別在總體規劃和系統分析階段進行。調查是一種十分有效的需求獲取方法，也是不可缺少的過程和手段。我們可以堅信：如果只是憑空猜想用戶的要求，結果不會令人滿意，因為我們不可能是全才，不可能是系統涉及的所有領域的專家；全方位地、多層次地、有效地進行系統調查，整理出清晰的、明確的調查結果，對系統的開發甚至系統的發展等等都起著至關重要的作用。

　　　3.1 初步調查

　　初步調查分為一般調查和系統需求初步調查。

　　一般調查是指對系統進行一般性的調查，調查對象主要是針對系統的目的和環境等。通過一般調查，我們對系統有一個初步輪廓的認識。

　　系統需求初步調查是整個初步調查的主要內容。通過調查系統的工作職責及活動以了解各個職能機構所要處理的數據，估計各個機構發生的數據量及頻度。系統需求初步調查還應調查環境信息，包括內部環境和外部環境的信息。

　　初步調查的范圍是全方位的，我們對經濟、技術、管理和開發環境等等方面的內容進行調查。

　　通過上述的初步調查，我們收集了系統的基本的、相對淺層的、比較全面的各種信息，站在“高層”對系統進行了觀察，為可行性分析及總體規劃奠定堅實的基礎。

　　　3.2 詳細調查

　　詳細調查是指對系統所涉及領域的各個方面，從靜態和動態的各個角度，根據科學合理的原則，采用科學合理的方法，進行周密完備的調查。那么什么才算是周密完備呢？我想就是要從系統的整體性、目的性、環境適應性、層次性和相關性等五大特性出發，兼顧系統的發展和消亡過程，用發展的眼光看問題，了解和掌握系統的風險的來源、性質和發生規律。

　　　3.2.1 靜態信息調查

　　對系統的靜態信息調查主要有組織結構的調查和功能體系的調查。

　　組織結構的調查是指對系統的組織結構的設置情況、層次和隸屬關系等的調查。通常，通過組織結構圖來描述。在繪制組織結構圖時應注意，要兼顧系統的間接的機構和因素，一定要盡可能全面地、準確地反映系統的組織結構和其隸屬關系。這樣做的好處是：一方面通過組織結構圖對系統有一個總體上的認識，便于系統分析工作的展開；另一方面可以對系統進行分層（如：按接口層、業務邏輯層和表示層等），以便為建立系統能有針對性地為不同層次提供不同細度和要求的信息。

　　功能體系的調查是指對系統的功能構造進行的調查。每個系統都有一個總目標，為了達到這個目標，必須要完成各個子系統的功能，而各個子系統功能的完成，又依賴與下面各項更具體的功能執行?？梢姽δ荏w系的調查是非常必要的。當然，功能要依賴系統的組織結構來具體地實現，組織結構是功能體系的基礎和平臺。在理想的情況下，功能體系和組織結構是一致的，但是由于客觀情況的復雜性，在一般的系統中，功能體系和組織結構并不能一一對應，這就要求我們進行認真周密、全方位、多層次的調查。

　　　3.2.2 動態信息調查

　　對系統的動態信息調查主要有業務流程的調查和數據流程的調查。

　　業務流程的調查是指在了解系統的組織結構和功能體系的基礎上，對系統的業務信息流動過程進行的調查。通過業務流程的調查，從一個實際業務流程的角度將有關業務的資料串聯起來，對系統有一個動態的了解。我們要逐個調查系統中每個環節的處理過程、處理順序和對時間的要求等情況，弄清每個環節的信息來源和去向。

　　數據流程的調查是指在業務流程的基礎上，對組織與功能的匹配關系、功能與功能關聯關系的調查。收集資料是數據流程調查的基礎和重點工作。通過數據流程的調查，使我們對系統中的組織與功能的匹配、功能與功能關聯更合理化、更明晰化，為以后的詳細設計提供依據。

　　　3.2.3 風險調查

　　對系統的風險進行調查，有利于我們對風險的有效管理，為以后的風險分析、風險規避、風險對策等提供基礎。風險的調查，要以風險的隨機性、相對性、可變性為依據，并且以與系統的目標相關為前提。我們要調查存在什么風險，風險有什么樣可能的后果，風險導致的成本有多少，有什么手段和方法可以用來預防和引導。

　　3.2.4 詳細調查的原則

　　詳細調查的原則是指進行詳細調查所要依據的法則或標準。主要有自頂向下全面展開、存在的不一定是合理的、分工和協作相結合、點面相結合展開調查、主動溝通的工作方式等。

　　自頂向下全面展開就是指要嚴格按照自頂向下的系統化觀點全面展開系統調查工作。從系統的總目標出發，逐步分解，逐步求精，逐步具體化，有利于我們對系統的層次化、清晰化等等。

　　存在的不一定是合理的是指系統的每個組織結構和功能等應該根據具體情況和需求而設置。我們要避免組織結構和功能等的泛濫，搞清它們存在的理由、環境條件和業務流程等等，以便于優化系統。

　　分工和協作相結合是提高調查效率，縮短調查時間的有效手段，一般在對大型系統的調查時采用，就是按分工和協作相結合的工程化的方法來組織調查。其中工程化就是將調查工作事先作好計劃，統一規劃調查所用的表格和圖例。

　　點面相結合展開調查是指運用全面和重點想結合的方法，在全面調查的基礎上兼顧或突出重點調查。例如，近期內只需開發系統內某一個局部子系統，就要運用這一原則。

　　主動溝通的工作方式是指調查過程中積極主動地與被調查者進行溝通。我們創造出一種積極、友善的工作環境和人際關系是調查工作順利進行的重要基礎，只有這樣，才能在涉及系統的各個方面完成調查工作。

　　3.2.5 詳細調查的方法

　　詳細調查的方法有收集資料、開調查會、個別訪問、書面調查、參加業務實踐和發電子郵件等。

　　收集資料就是把與系統有關的、對系統開發有益的等等信息資料收集起來。它是調查的基本手段。只有收集了資料，我們才能進行調查，可以說，資料是調查的對象和目的。

　　開調查會是一種集中征詢意見的方法，適合于對系統的定性調查。調查會有助于大家的見解互相補充，以便形成較為完整的意見。

　　個別訪問是對開調查會的一種補充的方法。開調查會不能完全反映每個與會者的意見，在會后根據需要再進行個別訪問也是很有必要的。

　　書面調查是指根據系統特點設計調查表，進行問卷訪問，征求意見和收集數據的方法。當系統比較復雜時，涉眾會很多，涉及范圍會很寬，采用這種方法會獲得比較好的效果。

　　參加業務實踐是指針對具體存在的問題，扮演或模擬扮演系統中的角色或元素，參加系統的業務實踐。通過參加業務實踐，我們可以非常有效的發現問題的本質和尋找解決問題的辦法。

　　發電子郵件是一種高效的調查方法，可以說是以電子郵件為溝通手段的書面調查。系統調查的涉眾都可以通過因特網和局域網來收發電子郵件是這種調查方法的必要條件。其優點是，可以大大地節省時間、人力、物力和金錢。

　　3.3 系統調查要注意的問題

　　系統調查要注意的問題有事先計劃、調查態度、調查順序和研究分析等。

　　事先計劃是指調查者和系統涉眾共同制定調查進度的計劃，以便于事先安排時間、地點和內容，并通知有關部門人員做好準備。通過事先計劃，主導調查順序和調查內容，可以提高調查效率和調查效果。

　　調查態度是指調查者要始終保持耐心和友善的態度，掌握一定的調查技巧，擁有處理人際關系的能力。端正調查態度，使整個調查過程都處于和諧的狀態中的話，就可以獲得好的甚至理想的調查結果。

　　調查順序是指對系統進行調查的先后順序和優先級。合理安排調查順序，可以提高調查效率和調查效果。一般來說，對系統先進行自上而下的初步調查，在了解總體和全局的基礎上，再對系統進行由下而上的具體調查。

　　研究分析是指調查者要對調查結果進行整理、研究，繪制成描述系統的圖表。調查過程主要是原始素材的匯集過程，通過研究分析，便于在較短的時間里對系統有全面和詳細的了解。

　　4、案例分析

　　某公司需要一個計算機化管理圖書資源的系統，可是又不能花很多的時間，于是他們就委托一個小型軟件組織來實現這個系統。

　　那么，這個小型軟件組織該如何展開系統調查呢？

　　下列是我的一點見解：

　　接受發注，組織系統總體規劃人員。
　　　遵循主動溝通的工作方式原則，端正調查態度。
　　　事先做好調查計劃，內部能解決的就在內部解決，盡量減少發注方的參與時間，提高雙方的打合效率。
　　　要多參照資料和其它類似的系統，分析和理解它們，揚長避短。
　　　要多提方案，但不能方案泛濫。
　　　立項，進行初步調查和風險調查。
　　　以調查結果為基礎，進行分析和規劃，提出可行性報告及總體規劃報告。
　　　進行詳細調查。
　　　以調查的結果為基礎，進行系統分析，提出系統分析報告。
　　　繼續系統開發的其它階段。
　　　參考文獻
　　《信息系統分析師教程》
　　《信息系統項目管理師教程》

原文轉自：http://www.anti-gravitydesign.com