探討回顧會議的四個問題及其作用(2)

　　最后還有一點非常重要，我們要從大家的陳述中找出哪些做法能讓團隊始終保持積極性。在我們人類世界里，大多數人為了成長會著眼于現實，解決其中的問題。同樣，很多人在面對爭辯、爭執和分歧時會失去動力。為什么不去關注那些實際上已經發生的能夠鼓舞大家士氣的事呢?你要知道，那肯定會在最大程度上推動團隊不斷地自我完善和發展!

　　問題3：我學到了什么?

　　這個問題非常重要，它讓我們以發散的思維去思考那些可能曾經被我們忽視了的事。這個問題促使我們思考在工作過程中學到了什么。我們舉例如下：

　　“我的收獲是，當我思考一個棘手的問題時，往往丟開鍵盤換個環境會有更好的效果。”

　　“我的收獲是，如果我在坐到計算機之前就已經有了清晰的目標，那么我就會更加專注。”

　　“我的收獲是，如果在向別人表述之前首先描述一下背景，那么人們就更容易接受你表述的內容了。”

　　當然，我們也會得到一些經驗教訓，比如：“我的體會是，我們不要在最后時刻變更，我們不要冒這個險。”

　　把你們的學習成果融入到團隊中

　　這個問題讓我們進一步鞏固加強學習成果。它也可以挖掘出其他成員應用這些學習成果的可能性，你們既可以明確今后在團隊工作中以某種行動固化這些學習成果(最好在當時就能明確下來)，也可以只是簡單地介紹一下，由其他成員自己決定是否在個人工作中使用這些成果。

　　問題4：我還有哪些困擾?

　　困擾和開放式問題與前面的問題恰恰相反?；卮疬@類問題時我們可以暢所欲言，提出那些需要解決但目前還沒有答案的問題。我們舉例如下：

　　“為什么我們的產品演示的吸引力越來越小?”

　　“為什么我本周的工作效率同上周相比要差一倍?”

　　“我們的產品在整個投資組合策略中處于什么位置?”

　　很容易可以看出，我們在描述困擾時能找出那些我們現在還難以解決的問題。它還為我們提供了一個絕佳的機會去表達觀點、憂慮、疑問或其他敏感話題，利用這個機會你可以發現那些令人擔憂卻沒有詳細討論過的事。歸根到底，與陳述相比，討論這類問題時可能更需要涉及到的每個人摒棄固有的思想、見解和工作成果。

　　用問題營造參與氛圍

　　舉個例子，請大家體會一下以下兩個問題的不同，“我們如何改進我們和銷售團隊之間的任務申請流程?”相同的問題用以下說法就略顯得有些情緒化了“銷售團隊總是要求我們在短時間內完成過多的任務，我們根本就完成不了。”

　　重要提示：當你們在下一次回顧會議上討論還有哪些困擾時，你可以考慮嘗試以 “哪些工作進展得不夠順利?”的方式去回答。你肯定會發現這種做法能獲得更多的支持和響應。在設計四個問題這項技術時Virginia Satir可是個聰明人!

　　把四個問題轉化為改進

　　當我們回答四個問題的時候，會發現有哪些工作超出了預計的時間，然后我們再明確制定將來的改進措施。

　　通常，團隊只能拿出有限的時間去做改進，所以我們建議團隊每次只做一小部分改進。那么如何選擇到底做哪幾項改進呢?我們有一種最簡單的做法，由團隊回顧四個問題的所有回答，按照重要程度和價值選出前三條。

　　針對這些問題，團隊要花些時間去分析造成如此局面的根本原因。例如，基于重要性和價值方面的考慮，我們認為有個問題非常值得去解決：“我們在訂購流程上的決策花費了太長的時間”。簡短地討論之后，我們確定請教某位專家能幫我們快速決策。于是，我們就可以把它作為改進措施：當我們在下一次做訂購流程相關的決策時，可以請這位專家也參加我們的討論。

　　如果團隊覺得很有必要解決以下困擾：“我們的產品在整個投資組合策略中處于什么位置?”那么團隊可以決定安排一名投資組合經理為我們提供一份報告，介紹產品組合和如何讓產品適應長期戰略。

　　你如何改善工作環境?

　　現在你已經了解了所有必要的知識，你或許會問：“我們如何把這些知識引入到自己的團隊中呢?”好問題!我們會介紹一些以前使用過的技巧，希望能幫助你改善現在的工作環境。

　　如果你的團隊需要改善回顧會議，可以考慮在下次開會之前讓團隊成員先花20分鐘時間讀讀本文，討論一下他們的想法。

　　如果你的團隊從未開過回顧會議，那么就從今天開始!為了開展成功的回顧會議，你們需要學習更多的方法和技巧，讀讀我們的星期二技巧系列文章：讓你們團隊的生產力伴隨回顧會議不斷上升!

　　回顧會議之所以流行有一個最主要的原因，那就是無論在精益和敏捷的軟件開發社區還是龐大的商業社區，他們都可以采用這一項簡單易用的技術誘導團隊定期做有價值的改進。最關鍵的一點就是要找出積極的工作方法、隱藏的問題、可能的改進：使用四個問題就可以討論出這些甚至更多內容，把團隊生產力和效率激發到一個新的高度。Virginia Satir，我們向您致敬!

原文轉自：http://www.infoq.com/cn/articles/4-questions-retrospective