探討回顧會議的四個問題及其作用

　　如何提高團隊生產率

　　在快節奏的工作中，團隊可以借助“回顧會議”時常停下腳步反省當前工作的進展，基于反省的結果發現還要做哪些改進。經常執行回顧會議能使團隊持續改進工作效率，那么怎樣才能更好地開展這項工作呢?讓我們從四個簡單的問題開始……

　　如何發揮回顧會議的最大價值

　　在開展回顧會議工作時你可以選擇一些方法。有些方法的主要目標是挖掘團隊經驗，它需要較長的周期;有一些方法會定期回顧團隊的歷史;還有一些方法用來收集活動中和團隊本身的趣事。不管我們最初想要做什么，只要是提高團隊生產力的技巧，通常都能轉換成我們常說的“四個問題”，這是一種快速易用的方法，能立即提升團隊的生產力。

　　為了方便大家查閱，我們在網站上提供了一份指南，它可以一步一步指導你執行“四個問題回顧會議”。我們會在本文中解釋四個問題的重要性，并向你說明如何讓團隊從回顧會議中獲得最大價值。

　　簡言之，使用“四個問題回顧會議”能讓團隊反映出最近一個周期內(通常是2周)的協同工作，團隊要回答以下4個具體問題：

　　當前進展如何?

　　我學到了什么?

　　我還有哪些困擾?

　　然后，團隊再根據這些問題的答案決定下一步的改進措施。

　　聽起來是不是很簡單呀?的確不難。但看起來容易做起來難。根據我們的經驗，先理解這項技術的背景并在闡述問題注意措辭非常有助于團隊從回顧會議中獲得真正的價值。

　　回顧會議最初的起源于哪里?

　　回顧會議技術在精益和敏捷社區的團隊工作中廣為流行，然而這項技術的產生卻源自《媽媽的家庭治療》(Virginia Satir名著)的啟發。為了掌握健康與幸福感的關系，她發明了一種叫做“測量每日體溫”的技巧。她的問題與回顧會議技術的問題并不完全相同，但方法的核心思想卻基本一致，同樣是首先反映過去發生了什么(包括正反兩個方面所有的影響)，然后再決定未來如何改進。

　　回顧過去，改進未來

　　我們深入研究細節之前需要特別注意一點，在回答問題的時候必須常?；仡欉^去。四個問題本身就能解決過程中回顧過去的部分，本文的后半部分將重點介紹未來如何改進(把改進融入到具體的活動中)。

　　當我們要了解團隊工作的進展時，四個問題中的每個問題都能起著至關重要的作用?；仡檿h可以改進團隊正在開展的工作(包括我們要做什么以及如何去做)，隨著我們對每個問題的細致討論，改進措施就會漸漸浮出水面。

　　四個問題回顧會議

　　問題1：當前進展如何?

　　當我們針對問題尋求改進時，才能從本質上關注痛點，關注那些進展不太順利的工作。但另一方面，我們也要問問自己哪些工作正在順利開展，去回顧這些充滿積極性的工作，對它們給予充分肯定。

　　積極的重要性

　　為什么積極情緒很重要?首先，花點時間去肯定這些充滿積極性的工作能讓團隊充滿希望、健康地發展。關注積極的事件能抵消我們的消極情緒。再者，找出這些值得肯定的地方，能讓我們在后續工作中保持這些優秀的做法。

　　給大家舉幾個正在順利開展的工作示例：

　　“跟客戶充分交流讓我們意識到一些原來忽視掉的事情。”

　　“大家互相了解彼此的工作，讓我們避免在一些任務上浪費過多的精力。”

　　“我們在項目演示時給贊助商留下了深刻的印象。”

　　大處著想與事無巨細

　　團隊通常會從大處著想，站在宏觀的角度從整體上討論項目(我們非常支持這種做法!)，但是深入挖掘潛在的細節也很重要。例如，“Sharita只用了5分鐘和我討論了如何過賬，但卻大大提高了我的工作效率。”通盤考慮每個人的個人意見，最好既關注全局，也關注已經暴露出來的重要底層細節。

　　問題2：哪些工作進展得不太順利?

　　在回答這個問題時，團隊可以找出正在努力處理的難題、問題和不滿。因為我們的目的是改進，所以通常要選一些常見的問題，而不是那些突發的個別問題。與其總是卡在這些問題上，不如想些辦法做些改進。

　　這個問題的目的是通過大家的集體智慧找出那些進展不太理想的工作。

　　我們回答這個問題時，要重點關注那些實際發生了的事，回顧過去究竟發生了什么。舉一個實例，應該這樣回答“我們在訂購流程的決策花了太長的時間”，而不是“我們不能在訂購流程的決策上花太長的時間”。

　　它們的區別很微妙，但卻意義重大。第一個版本陳述了發現有哪些工作開展得不太順利，進而引出另一個問題“我們如何改進?”;而第二個版本表達了一種意見和推薦的解決方案。第一個版本回顧了過去，陳述了實際發生的事，讓我們在正確的思維模式下考慮如何改進。

　　回顧過去開拓未來

　　大家體會一下下面兩種不同的說法，“客戶駁回了我們的兩個工件”，“我希望客戶能夠更加實事求是地看待我們的交付物。”

　　同樣，第一個版本是一個簡單地陳述。第二個版本有兩個問題：它描述了未來的渴望，而不是過去的結果;它表述了一種解決方案，但這種解決方案卻不一定能夠解決實際的問題。

　　在這個階段，我們應該避免尋求解決方案，因為這么做會限制我們的思路。我們當前只需要關注事實，以便將來尋求改進措施時能夠更加充分地思考。

　　重點關注事實

　　再舉一個實例，“我們星期二的會議超時了”優于“我們在星期二的會議中過多地陷入了細節的討論”。

　　會議超時的原因是我們陷入了細節的討論，當然，管理者在參加會議時可能不太關注細節。但其他與會人員可能就是想要找出會議要點并詳細討論。

　　明確我們要處理的問題(只會有唯一一個)勝過提出推薦的解決方案(可能會有多個)，我們要先重點關注問題本身，然后再尋求各種可能的解決方案。

　　團隊回顧時重點關注事實非常有助于將來的改進。

　　保持團隊積極性

原文轉自：http://www.infoq.com/cn/articles/4-questions-retrospective