敏捷教練：如何組織高效的會議

　　這些天經歷了許多會議，實際上我們很多會議可以開的不那么乏味而低效，原本沒有必要召開許多沒完沒了的會議，而且每次會議也完全可以不持續那么長時間。所以我建議大家在開會前能夠有一定的準備，讓我們高效的進行會議。我有一些建議，可供大家采納。
  　　一、 為什么要開會?
　　在你做任何其他事情之前，首先要弄清楚你想在會上達成什么樣的目標，解決什么樣的問題。
　　然后，你要弄清楚需要得到哪些人的幫助。一旦你確定了“達到什么樣的目標“、”解決什么問題”和“需要得到哪些人的幫助“之后，其余的問題(什么時間、在哪里開會)就顯得相對容易多了。
　　一般情況下，開會需要有充分的理由，比如當你：
　　l 需要整個團隊就某一個問題提出他們的想法和建議的時候。
　　l 需要團隊參與決策或解決問題的時候。
　　l 需要團隊來解決一個僅通過一對一交流方式所無法解決的問題時。
　　l 需要和整個團隊一起共享信息、分享成功或排憂解難時，或是想要每個團隊成員都意識到這是一個特殊時刻時。
　　l 需要來自不同團隊的那些有著各不相同的觀點和日程安排的團隊成員集思廣益來解決一個問題時。
　　l 需要明確由誰來對所出現的問題、所造成的麻煩或者所涉及的領域負責時。
　　l 發現團隊成員覺得非常有必要開會時。
　　l 還有Scrum進行時的框架內例行會議，例如我們現在進行的站會。
　　但當下列情況出現的時候就沒有必要開會：
　　l 要討論的是私人問題，比較適合采用一對一的方式解決;
　　l 你沒有足夠的時間去準備會議。
　　l 其他的溝通方式能收到與會議相同的效果，或者是比會議更好的效果，比如通過備忘錄、Email或者打電話的方式等;
　　l 問題已經有了答案;
　　l 會議的一體不值得浪費所有與會者的時間;
　　l 團隊上下一團糟，需要些時間來調整，還不是找出產生矛盾或挫折根源的時候。
　　與會者都有誰?
　　l 你應該邀請多少人來參加會議?如果你認為卻是有必要開會，那么在你考慮邀請誰出席會議之前，你首先應該確定與會者的人數。
　　l 推薦大家一個簡單的【8——18——1800】原則：
　　如果你想要解決問題或者作決策的話，你最多邀請8個人就夠了。如果一個房間內超過8個人，可能引出的問題比所解決的問題還要多。
　　如果你想讓大家獻計獻策的話，你就要邀請18個人。但別指望這多人達成一致意見。
　　如果你想要發布一則消息的話，就采用群發郵件的形式，不過其前提是你已經決定你必須要開一次會。如果你想要通過會議的形式讓大家共同分享關于新產品的好消息，并以此來激發全隊的工作熱情的話，那么與會者人數越多，大家就會越高興。那么就邀請1800人，或者更多。
　　誰應該參加會議?
　　很簡單!直接受會議結果影響的人都要參加，但要遵循我們之前說的8~18~1800原則。
　　有的時候我們確實需要做出一些艱難的抉擇，而恰恰這就是我們常常需要直面的現實。規則就是規則，如果你先打破規則，那么后果必須要由我們自己來承擔。如果有30多個人一起來共同做決策，那么將是非常沮喪的一件事情，每個人都會永遠記得是你組織了這次會議，但是他們不會因此而感激你。
　　因此邀請那些真正有必要出席會議的人，即那些能夠幫助你實現會議目標，并能為會議的議題提供各種觀點的人，這些人應該是：
　　l 對于所要討論的問題有關鍵決策權的人;
　　l 對于所要討論的問題有相關知識和信息的人;
　　l 那些一心一意要解決問題的人和那些與所要解決的問題休戚相關并有重要作用的人;
　　l 那些有必要知道你所要傳達的信息并有利于他們進一步開展工作的人;
　　l 那些需要執行決策的人;
　　以解決問題為目的的會議管理步驟
　　1、 首先要弄清楚與會者對于這個問題持什么樣的態度;
　　2、 就問題的界定達成一致意見;
　　3、 討論一下這個問題已經持續了多久，以及到目前為止它已經發展到了什么程度;
　　4、 弄清楚整個團隊認為產生這個問題的原因有哪些;
　　5、 設想一下如果該問題得不到及時解決，會帶來什么樣的后果;
　　6、 大家集思廣益，討論解決該問題的辦法，并分析每一種辦法的優缺點;
　　7、 用最有效的辦法來進行選擇。要考慮相關的關鍵因素，比如時間、資源、資金、價值觀等方面因素。
　　8、 在選擇問題的解決辦法或者管理辦法時，要得到全員的大力支持，或者至少要取得大家的一致意見。
　　總之，我們要時刻牢記：會議的目的是會議的驅動器。
　　在一個以解決問題為目的的會議中，與會者首先要確定問題是什么，然后再設計解決問題的方案。參加這種類型會議的人必須知道問題是什么，并要具備解決該問題的專業知識和技能。
　　在一個以決策為目的的會議中，團隊要選擇一個決策辦法。為了能夠使會議成功進行，團隊必須在會議一開始就對決策辦法達成一致意見：
　　決策是全體一致通過原則，還是多數票原則，或者是由一個人或者一個小組來決策?
　　所有其他形式的會議都是說明會議，盡量取消這種形式的會議。多數情況下，說明會議都是在浪費時間，不如用電子郵件的形式來代替。除非確實有必要把團隊成員集中到一個房間里，否則就不要采用這種會議形式。我們甚至開過投票選哪個人應該離開團隊的會議，這種會議其實本身就對團隊是一種傷害。
　　如何邀請他們?一旦你確定了出席會議的人選，你應該親自去邀請他們。一定要讓他們知道是你組織召開并親自主持會議，還要讓他們知道會議的目的。要盡量安排大家都方便出席的會議時間，雖然這有的時候會有一點兒困難，在會議上，要計量的都給每一個人安排一個任務，這樣就可以確保他們按時出席會議。在我以往的經驗中，產品經理開會的時候都會比較活躍。如果在開會的過程中，他們長時間不發言的話，那么他們就會坐立不安，甚至會覺得無聊。
　　會議的時間、選用什么樣的會議室、準備什么樣的器材，這些也是會議前要準備的，會議有沒有材料提前要給大家發送呢?在不久前我們的一次會議中，發起會議的發起人忽略了給大家發會議材料，忽略了準備筆記本電腦，讓大家開會開的有些迷茫。

原文轉自：http://blog.sina.com.cn/s/blog_59450ffc0102ehs0.html