信息系統項目管理中的溝通管理[2]

        信息系統項目管理中的溝通管理[2]   項目管理軟件

　　關鍵字：信息系統 項目管理 溝通管理

　　2. 使用多種溝通技巧

　　在任何項目中實施過程中，為了提高溝通的效率和效果，需要把握一些基本原則，而且項目進展的不同階段以及對待不同的溝通對象，也要使用多種溝通方法。在需求分析階段，作為項目經理，需要經常與用戶進行溝通。為了準確把握用戶的需求，獲取更多的信息，需要召開的需求討論會，由客戶方代表和開發小組的項目經理、系統分析員、主要開發人員參加，雙方就項目的目標、范圍、系統所需功能、性能方面的要求展開討論。這種會議召開多次，每次對需求進一步細化，對某些不明確或認識不統一的地方逐一確認，直到雙方對需求達成共識。除了正式的會議外，我們還經常采用非正式溝通的方式，與客戶拉近距離，在輕松和隨意的談話中獲得更多的隱性需求信息。 　　 為了及時了解項目的真實情況，包括項目的當前時刻，時間、成本、資源消耗，還需多少時間、成本、資源，項目中遇到得問題等信息，與項目開發團隊成員的溝通是必不可少的。本項目的重點是系統架構的設計，所以我與系統機構師的溝通非常頻繁。本項目的架構師是一名軟件工程的研究生，有多年BOSS系統設計開發經驗，技術水平比較高。但有時表現比較自負，不易聽取別人的意見，說話的語氣、神態也讓人難以接受。我作為項目經理，一方面抱著學習的態度，虛心聽取他對系統建設技術上的見解，另一方面在探討技術問題同時，指出團隊合作的重要性，努力協調他與開發小組其他成員的關系。在不斷的磨合中，項目團隊的凝聚力有所加強，逐漸形成了一個有戰斗力的集體。

　　會議是項目溝通的一種重要形式。如何組織高效的會議也是項目經理需要考慮的問題。在本項目中，我們的做法是：事先在溝通計劃中制定例會制度;明確會議的目的和希望解決的問題;會議前將會議資料發到參會人員;由專人記錄會議紀要;會議最后要有結論。按照這種方法，節約了時間和會議成本，有效解決了項目中遇到的問題，保證項目正常實施。

　　3. 實施進展情況報告

　　BOSS系統的實施直接關系到某公司業務的開展，開發方和客戶方的高層很關心項目的狀態和進展問題：時間是否會延期、是否要添加成本、質量是否有保障等等。對于項目經理來說，就應該及時給相關人員反饋這些信息，特別是將會有延期、將添加項目成本、質量將會有問題的苗頭等，必須提早匯報，以及時調整工作計劃。

　　在本項目中我們采用定期匯報、階段評審和重大問題報告評估三種形式報告項目進展情況。定期報告就是在某一特定時間內將完成的工作量向干系人匯報，報告的時間和頻度在溝通計劃中制定，報告的主要內容包括：項目當前狀態、進度完成情況、當前問題、解決辦法、下階段計劃等。在項目進行到重要階段或里程碑式的項目發展階段，就要進行階段評審。如需求評審、概要設計、詳細設計評審、代碼復審、測試計劃評審等。在出現重大問題時，進行緊急報告評估，內容包括：當前發現的問題、相關影響、如何解決(所需資源)、問題緊迫性(必須什么時間內得到反饋)等。

　　項目干系人對及時取得項目情況表示滿意，并對得到的信息及時反饋，共同解決項目執行中的問題。

　　結束語

　　主動溝通、良好的溝通技巧有助于項目經理控制項目進度和成本，保證項目成功。正是由于在BOSS項目的建設中良好的溝通和沖突管理，才保證了項目如期完成。目前系統運行正常，受到了客戶和本公司領導的一致好評，對項目給予了較高的評價。某公司高層也對在本項目中BOSS產品功能和所起得作用給予肯定。

　　當然，每個項目都具有自身的特點，溝通方法、溝通形式都可能不同。但是無論怎樣，作為項目經理，必須保證項目在一個規則、和諧、合作、理解、溝通的環境下進行，因此，如何更好地把握項目溝通的原則，改善溝通技巧并靈活運用到實際項目中去，還有待于我們去研究、探索、實踐和總結。

原文轉自：http://www.anti-gravitydesign.com