SharePoint在項目管理中的應用

使用SharePoint維持項目隊伍的聯系 

作者： ZDNet,BUILDER.COM
Monday, February 24 2003 2:14 PM 

微軟SharePoint團隊服務是一個網絡工具，為了支持項目團隊，項目經理可以建立一個項目網站。團隊可以通過SharePoint完成如下： 

粘貼重要的項目問題和新聞的公告 
粘貼重要的項目事件如團隊會議、代碼的預排、資料回顧和其他的項目里程碑等等告示 
粘貼與項目有厲害關系的其他在線資源 
進行項目、任務和相關主題的在線討論 
在線復習，共享項目資料。在線共享資料也同樣產生了一個現成的項目資料庫 
在公司內部網服務器或外部網站上粘貼在線信息的超級鏈接 
提供一份重要項目聯系人的在線名單，包括生產經理、項目經理、開發人員、維護人員、外界賣主、鼓動和最重要的主顧關系 


把你的項目通信移到SharePoint意味著跳過大量的開發時間，這也節省了資源。一些情況下一個組織可能已經厭倦了公司內部網絡或它的網絡已經象“蜘蛛網”了。Sharepoint是一個很好的選擇，因為它不是非常的占用資源，并且在這范圍之外還提供一個高級別的客戶定做性能和互動性能。

獲得Microsoft SharePoint Team Services
Microsoft SharePoint Team Services作為 FrontPage 2002 or Microsoft Office XP Developer Edition軟件一部分，分開安裝有效。這意味著項目管理資源可能已經在你的組織里使用了；你們只是不作為通信工具來使用。



粘貼項目公告

項目公告出現在Sharepoint的首頁。你可以用項目公告欄粘貼項目新聞如最終期限和日期變化。公告欄不是用于確定項目的事件的，他們更適合用于與項目相關的新聞。點擊增加公告以打開公告：新建項目頁，如圖A顯示。

Figure A（圖A）

粘貼項目事件


項目事件出現在SharePoint的首頁。事件和公告不同，它能包括會議、公司的事件和需要團隊其他成員參加的活動。從主頁上點擊增加新事件以打開事件：新建項目頁。


粘貼項目聯系人

SharePoint可以讓你在網站中央倉庫存儲重要項目的聯系人。你建立的條目可以是具體的如任何PDA或PIM，包括全名、公司名稱、工作頭銜、通信地址、e-mail地址、重要的電話和傳真號碼和網頁。在主頁點擊增加新聯系以打開聯系：新建項目頁，這里你可以填寫新聯系人的信息。

粘貼項目鏈接

對重要網站建一個書簽列表是有可能的。隨著在線資源的增殖網站在企業內部互連網和環球網的不斷的增長使用中成為賣主的主要支援工具。然而這些鏈接通常作為隊員瀏覽器的收藏停留在PC上，具有代表性的特點是整個團隊利用不到。圖B顯示的一個鏈接頁的例子。

Figure B

共享資料

你可以把項目的文檔如要求、使用案例和項目計劃放在SharePoint團隊網站上。

你可以從團隊網站主頁或共享文檔頁進入項目文檔。共享文檔頁完全是用戶化，因此你可以建立一個共享文檔庫以滿足你的項目團隊的要求。隊員也可以上載甚至可以在共享文檔頁新建Microsoft Office文檔。

圖C顯示的是一個共享文檔頁的例子。

Figure C

進行在線討論

在線討論給項目隊員提供一個可靠的方法來跟蹤相關的討論。隊員能登陸到網站并通過把他們的討論條目輸入到一個基于網絡的表格中加入討論。一般性的討論：新建項目頁提供一個用于輸入討論的標題文本區域和一個用于輸入討論主體內容的文本區域。圖D顯示的是一個一般性討論頁面。

Figure D

粘貼和分配任務

你可以在線給隊員粘貼任務和分配任務，取決于你的角色。當增加一個新任務是應用任務信息包括：

任務的標題 
任務的狀態 
完成%率 
分配給…… 
描述 
開始日期 
結束日期 

Figure E shows an example of the Tasks page.

圖E顯示的一個任務頁的例子。

Figure E

使用SharePoint

在這篇文章里我所描述的SharePoint站點是一個額外的工具停留在標準的PC上，運行Microsoft Windows XP Professional 和Microsoft International Information Service 5.1。Microsoft SharePoint Team Service 必須安裝在服務器上，服務器用來組織應用機。

另外你可以建立多個SharePoint站點，因此安裝一個SharePoint能支持多個項目。

你可以擁有定制SharePoint每個主要元素的選擇。

保證Sharepoint的安全

你從網站設置頁管理團隊站點的安全。站點管理人員可以管理用戶和分配他們一個能進入團隊站點和細節的身份。對進入站點的人員能全部控制，這使它成為一個理想的平臺，項目團隊可以用來管理通信和文檔。

被動 VS 主動使用站點
因此你說，如果你建立了站點，他們不愿來？為了幫你確信你的項目隊員去站點，SharePoint包括了一個訂閱的特點，使用戶能訂閱站點的主組件。這意味著當站點更換時擁護會收到email的通知。

訂閱選項包括：

訂閱公告、聯系人、事件、一般性討論、鏈接、共享文件夾和任務 
當任何事情發生變化或當列表中項目增加、改變或刪除時的通知 
包括當變化一天一次或一星期一次出現時的定時通知 
為了你的項目團隊運用SharePoint
作為項目的通訊工具和項目信息中央庫運用Microsoft SharePoint Team Services是一個生產力推進器因為它把團隊的信息放到中央位置勝于在隊員的硬盤間交叉穿越。最好的是，你可以擁有這個能力。你所需要做的就是充分利用它。

原文轉自：http://www.anti-gravitydesign.com