Microsoft Project Central及其應用

基于互聯網的項目管理

——Microsoft Project Central 及其應用 

作者：向佳 昌莉 靳春光 常程 

摘 要：

本文在討論了溝通和信息共享之于現代項目管理重要性的基礎上，指出互聯網的應用是一種有效的解決手段，并且是項目管理軟件的發展趨勢。文中以Microsoft Project Central為例，給出了具體的解決方案。實踐證明網絡化的項目管理軟件能夠為企業提供先進、高效的管理手段。 


1 引言

目前國內的項目管理起步很快，應用廣泛。但在已經引入項目管理方法的中小型企業中普遍存在以下問題：
（1）團隊結構龐大影響溝通效率。在項目進行中，團隊中Team項目組成員間的信息溝通是重要環節。對于幾個人的小團隊，節點少，易連接，溝通容易。但是，如果是大中型團隊，溝通效率會明顯呈幾何指數下降。
（2）項目信息來源多樣影響信息共享。目前，項目信息的主要來源是書面報告、電子文檔、傳真、郵箱、電話等。如果企業有信息化建設還可能來源于信息系統中。溝通方式的多樣性，造成Team成員、項目經理及高層經理沒有固定獲取項目信息的途徑。項目信息不能及時反饋、項目進程不能實時監控、項目整體不能全程記錄，無法形成企業的知識積累和儲備，為以后的項目提供經驗和數據。
傳統的溝通方式由于受時間、地域、人員數量等因素的制約，信息沒有統一存儲和管理方式。如何解決項目管理中信息共享和提高溝通效率，是諸多企業面臨的一個迫切問題。本文在討論了互聯網之于項目管理益處的基礎上，給出了一套可行的解決方案。

2 基于互聯網的項目管理

互聯網帶來了信息革命，它能使信息在最短的時間內傳遞給最多的人。利用網絡，項目可以突破地域、時間和范圍的限制，國際上已出現了的虛擬項目組織和日不落辦公。
項目管理的焦點之一在于實現信息共享和提高效率，而互聯網的應用恰恰能夠提供這種解決方案：
（1）信息資源的統一。借助互聯網可以實現統一的、定制的信息在項目組成員間傳輸，協調和管理。實現項目進程的實時跟蹤、管理、控制和評價。
（2）借助互聯網，通過共享，可以有效降低溝通成本。
（3）借助網絡共享，項目經理管理和駕馭項目的能力可以最大程度得到發揮，項目成員可以參與更新項目計劃并且可以細化自己的任務，工作積極性大大提高。
互聯網給項目管理帶來的有益補充使之成為現代項目管理軟件發展的必然趨勢。國際上現有的項目管理軟件很多。功能強大、價格較高的有Primavera Project Planner for Windows (P3), OpenPlan, Artemis等。中小型軟件有Projectscheduler,SrueTrak, Project 2000等。隨著互聯網應用的普及，大部分較早的項目管理軟件都開始由單機版向網絡版升級。
在諸多軟件中，Project 2000 及Project Central 性價比較高?？紤]到其應用的廣泛性，本文給出了以下解決方案。

2.1 基于Project Central的解決方案

Project 2000及Project Central利用互聯網，能把項目所有相關人員聯系起來，形成有效的網絡管理，并可針對不同角色設置不同的權限。它能為獲取項目狀態和執行信息提供了統一的途徑，而且部署快捷簡單。它以圖形和表格的形式描述項目信息，清晰直觀?？蛻舳耸谴蠹沂煜さ臑g覽器，界面統一，操作簡單。
Project 2000是管理項目的主體，安裝在項目經理（或項目管理工程師）的客戶端，實現項目計劃的制定和更新、資源的管理和分配及成本和范圍的管理。Project Central 在服務器端，底層數據庫和Project 2000信息同步，通過IIS服務以站點的形式將項目信息公布，客戶端用瀏覽器訪問，如圖－1所示

圖1 Project Central 體系架構

Project Central中基本的角色有三類：項目經理、資源（負責具體任務的工程師）、執行經理并可依據其權限的交叉或子集定義新的角色。
利用Project 2000和Project Central 構建的項目管理平臺可以實現如下功能：
（1）項目計劃的制定和跟蹤
® 項目經理：制定項目計劃形成Project文件，（包含項目的時間計劃、資源分配、成本等信息）發布到Project Central上 ，此后項目經理通過Project Central獲取任務信息、資源的反饋及跟蹤Milestones點，通過Project文件監控和調整時間計劃及資源等。
® 資源：通過Central 上的個人帳戶，可以看到本人的所有任務分配，并回復項目經理本人是否接受此項任務。還可以細化分配給自己的任務，建立子任務，發送給項目經理，如果項目經理同意，這些由資源建立的子任務會自動嵌入到項目經理的Project文件相應的位置中。任務進行過程中資源可以隨時在Central上更新任務完成情況并提交給項目經理，項目經理確認后projct文件中的任務信息會自動更新。
® 執行經理：相當于高層經理，通過Central 可以看到所有項目的時間計劃、進行狀態、Milestones點、資源使用狀況等，對所有項目進行監控。
（2）狀態報告
在Project Central上項目經理可以定制周期性狀態報告，要求資源定期提供任務的進展狀況反映遇到的問題。狀態報告根據不同需要可給相關的項目成員開放。
圖－2是基于Project 2000及Project Central的解決方案在聯想電腦事業部的應用實例。

圖2 聯想消費電腦事業部項目管理解決方案

2001年，在這套平臺上運行了多個項目，如圖－3所示。 



圖3 項目運行示例

應用這套方案后項目例會和溝通會明顯減少，溝通效率明顯提高。開會的時間少了，工程師有更多的時間用來解決具體問題。同時，項目經理對項目狀態的掌握更加及時和準確，決策層可以隨時從Project Central上查看項目進展情況和問題，而不必等待項目經理的匯報。

2.2 基于Lotus Notes的跨平臺解決方案

微軟Project 2000、Project Central中的消息機制結合Exchange、Outlook能夠發揮很大的效力，但考慮到國內很多企業使用的郵件系統是IBM 的Lotus Notes，如何找到一個可行的解決方案實現Project及Central與Lotus Notes的無縫連接以發揮Central的作用是這些企業必須解決的一個重點問題。通過實踐我們找到了一套切實可行的解決辦法，聯想的消費電腦事業部的應用證明其效果是非常顯著的，并得到了項目Team成員的認可和其它事業部的關注。
Project 2000及Project Central是初涉項目管理的中小企業易見成效又靈活的解決方案。它既涉及到項目管理的時間、成本、范圍和資源等項目要素的管理又解決了企業常有的溝通效率低，信息分散的問題。但是，針對較高層次的應用，如圖形化的項目信息呈現方式、項目風險管理、資源狀態呈現方式及決策模型等方面，基于Project Central的解決方案仍有待改進的地方。

3 結論

傳統的項目管理理論需要現代化的實施方法和手段。激烈的競爭環境下，企業更加注重高效，隨著知識管理理念的提出，企業越來越重視自身知識和經驗的積累，因此如何高效利用互聯網建立企業項目管理實施的信息平臺，已成為現代企業項目管理發展的必然趨勢。對于初涉項目管理的中小型企業采用Project 2000及Project Central 作為項目管理信息化的工具和平臺是經濟、靈活、見效快的過渡方式。

原文轉自：http://www.anti-gravitydesign.com