如何管理多個IT項目

如何管理多個IT項目 

來自ZDNet
2003/2/28

在當今這個快節奏，以知識為基礎的商業社會之中，看到項目經理們變戲法似的同時管理多達10個IT項目—他們有著各種類型的復雜性，持續時間和大小，這種情況并不罕見。經常的，處理多個項目工作的項目經理會感到負擔過重或是受到挫折，還有一些人則期待著明天會更好。但是當你面對這種情況時，你能取得多大程度的成功呢？管理多個IT項目的成功（例如程序管理）要求你著眼于三個關鍵的策略： 


有效地管理時間

平衡團隊的技能或動力

使用你個人的項目管理技能來成功地完成多個項目

有一個人知道如何接受同時管理多個項目的挑戰，他就是Mike Deutsch，他在一年多以前作為西部地區的項目經理加入到我們的公司之中。他立即地證明了他有能力部署幾乎是所有的項目。只要你說出一種技術，他就會知道。談到Gantt圖表或是制定進度，他就會成為帶路人。當新的項目委派分發下來的時候，他的名字總是在名單的最上面。但真正使Mike與眾不同的是他管理多個IT項目的能力。當我們的客戶之一—一個大型的攝影場—需要一個項目經理來管理三個關鍵性的項目時，顯示出了Mike的能力。Mike回憶到，“這些項目都不是很大但卻都很復雜”。今天，Mike領導著西部地區的項目工作。就像我們的客戶所指出的，“有Mike一個人就夠了，他可以同時處理20件事”。這篇文章關注于Mike所使用的真實而可靠的工作方法。

我們都知道絕大多數的項目經理都有能力評估一個單獨的項目，對實現工作進行計劃，與團隊成員進行溝通，對風險進行管理。但是當你開始同時管理多個項目時，項目經理的工作就躍上了一個新的層次。在職責，協調工作和額外的團隊工作增加的同時也帶來了問題。這里是當你管理多個項目時所面對的一些主要的挑戰。

管理多個項目的挑戰

在企業之內管理多個IT項目可以成為一個令人畏縮的任務。它讓人感到壓力，甚至讓某些人開始管理項目的公文。事實上，很多的項目經理說他們會很高興地去管理一個或兩個項目而不是去管理多個項目。這個原因是很簡單的，管理多個項目并不適合于所有的人，經驗是很重要的。當談到單獨項目的理念時，任務和職責要比大型的項目簡單的多。然而，項目越大，就越需要更多的協調和跟蹤工作來確保項目工作的交付。毫無疑問，在每一個項目之中平均會有三至五名團隊成員，如果你同時進行五個項目工作，你就需要管理15–25名團隊成員。這里面還沒有包括到你和客戶之間的互動。這里的挑戰包括：

對由項目團隊（例如開發人員，測試人員等等）所執行的工作細節缺乏足夠的可見度。
沒有足夠的時間參加會議并跟蹤任務和轉折點（例如最后期限）。
管理多重風險并解決多重事務。
缺乏管理多個任務和會議的經驗。
在資源庫之中的有限資源。
項目之中優先權的沖突。
對所有項目的整合且他們的目標日期并不明確。
在過多的影響性能的人員之間進行溝通。 

管理多個項目的方法



這里是在管理多個項目時可以嘗試的一些方法：

時間管理：很多時候超負荷運轉的項目經理似乎要不斷地解決一個又一個的危機，從來沒有停止。你需要快速地確定你要做什么和你有多少時間。作為一個程序編制經理你不可能微觀管理每一個單獨的任務，而且你將不得不開始關注于在所有的項目之中管理你的時間。
管理多個項目的核對表：管理多個項目你應該創建一個核對表。你可以使用一個生存周期的核對表來幫助工作（例如，我是否已經收到了所有的規格？我是否在每一個項目團隊之中涉及了QA？）。
項目的優先權力：你需要確定哪一個項目比其他的項目更加的重要。當你面對多個項目時，決定你要做什么和以什么順序去做是很重要的。僅僅簡單地選一個你喜歡的項目并只關注于這一個項目是沒有用的。這里需要仔細地分析來確保每一個項目都達到公司的戰略目標而你就可以注意到目標日期。
將工作分類：這個策略可以降低復雜性。當管理多個項目時你需要在所有的工作上取得進展，不要將一個項目留在后面而期望著結果。在日常的基礎之上檢查每一個項目的進展情況。
將工作任務排序：確保每一個項目的任務都被恰當且合理地排序。我見過項目經理們在項目與項目之間跑來跑去，到處抓救命稻草。將每一個項目明確地細分為可以管理的工作任務并將其正確地排序，這是十分必要的。
創建一個觀察板：在你的公文中使用數字式的觀察板來有效地獲取并匯報所有項目的工作情況。
你是不是經常感到你在不停地參加這個那個會議，做一個又一個的狀況匯報，而你的工作進展卻又是另外一回事？你可能因此超負荷運轉或是遭受打擊。如果你面對一些IT項目，首先看一看你實際可以在每一個項目上花費多少時間是十分有用的。這個估計數字并不必十分地精確，只要可以讓你和項目主管或PMO經理參考討論就可以。圖A顯示了你如何可以簡單地確定對每一個項目所分配的時間。這是一個簡單的表單，它可以告訴你你是否在超負荷地工作。

推薦方法



如果你確實想在管理項目公文時有所效果，你就需要有一個將所有項目劃分次序和類別的方法。圖B顯示了管理多個項目的一個方法，我發現它真的很管用。在你目前可用的時間和你的工作量的基礎之上，將分配給你的每一個新的項目劃分優先次序。這樣可以使你準確地確定何時開始這個項目，它會如何影響你其他項目的時間進度。這里假設一切OK，你繼續對項目任務進行分類（A，B和C），這樣可以幫助你找出哪一個任務比其他任務更加重要。請注意在這里也可以使用例如網絡圖表或PERT圖表等其他有價值的方法，但是我發現在管理多個項目時簡單的方法才是最有效的。而后這些任務將被包括在一個集中化的企業項目工具之中，例如：

Kidasa Milestones Professional
Project.net
Pacific Edge
PMOffice
Project Arena
WorkLenz
這里是用來做協調和跟蹤工作的一些非常好的工具。畢竟，如果一個任務出現閃失，你希望可以看到發生的情況，這樣你可以告知客戶它對項目所造成的影響。

圖B

你還應該： 


確定你對每一個項目有多少可用的時間（使用圖A之中的方法）。
根據客戶的商業需要和IT策略將你的項目排出優先次序。
將所有的項目工作任務以A，B，C分類排出等級。
對于每一個項目在項目A上給予足夠的時間和努力，然后再繼續進行類別B和C。
如果你趕不上最后期限或無法完成一個任務時要通知客戶。
將所有的問題和風險放置在一個集中化的項目數據庫之中以進行有效地匯報。
經驗教訓

這里是我們得到的一些關鍵的經驗教訓：

確定你是否已經超負荷運轉。如果是的話，那么很可能你繼續進行的任何一個新項目都會失敗。
習慣性地不斷將項目任務排出優先次序。
學會代表一個團隊，以團隊的形式工作。
為每一個項目創建一個帶有時間進度的項目日歷—確認主要的項目轉折點和他們的日期，然后你就可以確定你要集中關注于哪一個項目轉折點。
不要對每一個項目使用不同的報告格式。使用一個整合的項目匯報工具，它可以讓你使用一個標準來進行獲取和匯報工作。
為你自己創建一個單獨的項目進度（例如使用MS Project，Primavera，Artemis等等）。這可以讓你了解到有什么事發生。
不要坐在你的辦公室里等待結果。作為程序編制經理，你應該穿上運動鞋，每天在你的團隊之間轉一轉。
為你的主管團隊提供定期的工作進展回顧。項目的優先權或其他事情也許會有改變，而你希望從上級那里直接聽到這些新聞。
如果方法正確的話，管理多個項目將會獲得成功。當今所出現的解決方案就是項目工作的觀察板—管理整個項目工作的工具。

原文轉自：http://www.anti-gravitydesign.com