使用Project 2003 Server 管理整個企業的項目

隨著競爭的加劇，化工企業越來越需要選擇好、并完成好本身的項目。然而，由于項目的復雜性和多變性，各層次人員都對于在企業的層次上如何管理好項目感到頭痛。項目上的具體工作人員可能需要承當來自多個項目上的工作，他們不知道應該首先做哪個項目的哪項工作，如何進行優先排隊。有時他們加班加點完成了某個任務，但并非是最急需的;項目經理需要全面地、清楚地規劃出自己管理的項目，但多變的項目環境，使得他們總有“計劃趕不上變化”的煩惱，他們不清楚該如何快速地做出一個合理的計劃，并能夠進行跟蹤控制，隨時知道他的團隊成員的工作己經完成到何種程度，哪些需要協調;高層領導經常需要根據整個企業最新的信息做出正確的決策，但他們只能通過職能部門層層進行統計匯總，當信息展現在他們面前時，己經失去了實時性，往往失去了許多寶貴機會。

如今，這個問題己經可以解決，微軟公司幾個月前發布的Project 2003 Server就是幫助企業領導有效解決這些問題的好工具，我們應當考慮把該系統集成的化工行業的信息化系統中去。

    Project 2003家族產品
    微軟從80年代起就開發項目管理軟件，至今己經有近20年的歷史。最新的Project 2003家族產品包括三個軟件:Project 2003 Standard際準版)、Project2003 Professional(專業版)和Project 2003 Server(服務器版)。其中標準版適合個人應有，管理單個的項目;專業版除了具有標準版的功能外，還能夠與服務器版有機結合管理整個企業的項目;服務器版為整個企業的管理和協調提供平臺，通
過9個中心(項目中心、資源中心、任務中心、狀態報告中心、更新中心、風險中心、問題中心、文檔中心和管理中心)來管理整個企業的項目。根據權限，不同的用戶既可以通過專業版軟件，也可以通過瀏覽器佃)直接訪問這些中心的內容。

    項目經理使用專業版軟件編制項目計劃
    Project 2003 Professional主要用來供項目經理編制和管理他的項目。例如，我們要安裝一套新的化工設備，項目經理只要能夠正確地把管理的項目分解成具有明確交付物的任務，并能夠估計出每個任務的時間和描述出任務之間的關系，使用這個軟件就能夠在2一3個小時之內做出整個的進度計劃，計算出每個任務的開始和完成時間，以及整個項目的總工期。如果把資源也分配給每個任務上，該軟件還能夠做出資源的全部安排計劃和成本計劃等。

    項目團隊人員能夠準確及時知道分配給自己的任務
    項目經理完成項目計劃編制和優化后，在Proj二t 2003 Professional軟件上可以直接把項目的計劃和資源的安排發布服務器上，所有具有權限的人員都能夠通過訪問Sever(服務器〕來查看和取得相關的信息。Server會自動地把分配給每個資源的任務分配分別歸并到各自的名下，，例如，如果把“安裝水管”的工作分配給管工負責，該管工登錄該Server后，就能在“任務中心”可以看到分配給自己的所有任務，包括是從哪個項目經理分配的，哪個項目的哪個任務，需要什么時間開始和完成。該管工可在這個中心向項目經理報告是否接受這些任務，在實施期間定期地報告每天得實際工時。

    進行項目狀態報告的溝通
    在項目的整個進行過程中，各級都會要求下級提交項目的狀態報告。例如，負責計劃的部門就可能要求每個項目經理每周報告一次本周內己經完成的工作成果、下一周的工作安排、當前急需解決的問題等。以前這些工作需要項目經理每周末寫一個書面報告給計劃部門，然后等全部報告到齊后，再進行匯總后再提交給高層領導，有時需要1一2天的時間。如果我們安裝了Project 2003 Server,這些狀態報告的索要和報告的過程可以在“狀態報告中心”中一并完成。上級領導通過“請求狀態報告”操作，擬定報告所要包括的內容、提交的頻率(按周、月等)，向需要提交報告的人發出提交的要求。每個需要提交者登錄到自己的狀態報告中心時，就會看到“你有狀態報告”的提示，打開后就能看到報告的索要者、提交時間和內容。他們可以在這里直接按要求一一回復。如果超出要求的日期，還會有提示告訴他“XX報告時間己經過期”，避免遺漏。當索要者再次登錄到狀態報告中心時，哪些人的報告回復已經收到，哪些人還沒有回復的消息就顯示出來，索要者不僅可以看到每個回復報告的具體內容，而且還可以通過“自動合并報告”的功能，按報告中的標題把所有提交報告者的相關內容匯總在一起，便于閱讀。

    部門負責人能夠查看與本部門相關的所有項目信息
    部門負責人關注的重點是與本部門相關的項目信息。Project 2003 Serv二分別為他們準備了想要的信息。
    財務部門負責人:他們通過Server可以查看每個項目的預算成本、實際成本、資金使用效率分析、合同簽訂與執行情況。
    人力資源部門負責人:他們通過Server可以查看每個職員每天都是在哪個項目上工作，每個資源的總工時，資源的使用效率、預測資源需求。
    項目管理部門負責人:整個企業的任何項目的執行情況，以及工時、費用等信息。
    承擔項目的部門(如開發部)負責人:他們則有權限查看本部門所承擔或
參與的全部項目的進展情況，以及本部門人員的安排日程等。

    企業負責人能夠進行整個企業項目的分析和監控
    應當說，最受益的應當是企業的高層人員，特別是哪些有多個項目在同時進行，并且分布在全國或世界各地。處在這種環境的企業領導不使用企業級的項目管理系統是很難及時地得到最新的信息的。當你的企業安裝有Project 2003Server系統時，每個項目的最新信息在每天下班時就會通過Inte二et或Intr.net傳送到Server中。如果設定每天更新一次信息的話，每到午夜。點，當大家進
入夢鄉的時刻，Project Server卻正在忙碌，緊張地為企業高層領導更新到前一天12點為止的全部信息。次日8點鐘，領導們一上班就能夠看到這些最新的信息。整個企業的項目都擺在他們的面前，如果他們想了解哪個項目的情況，就打開它，該項目的進度、成本、工時等信息都能夠看到。更重要的是，“項目組合分析器史，功能會把整個企業項目的成本、工作量等信息按資源、按部門、按地區、按時間等進行分類，提供給領導，以便他們能夠正確決策?！绊椖拷！惫δ芸砂岩恍┫嚓P的項目放到一起進行模擬計算，向領導們提供關于資源應用效率的數據，不僅可以展示出每個項目上資源的總工時量，也提供出當前己經分配了工作任務的資源使用情況;還可以按項目查看在項目的生命期內每種資源在每個單位時間內的工時安排，在哪些段時間內需求超過了可以供應的總量，而哪些段時間內資源并沒有充分安排。

    有序管理項目的風險、問題和文檔
    風險管理是項目管理中的重點，在美國PMI的項目管理知識體系內容的發展過程中，風險管理部分改進最大，而且，在去年PNII向國際上征集最熱門的項目管理課題中仍然把風險管理放在其中，并列在第一位置。每個項目啟動時都應當進行風險識別，可能會出現哪些不測因素，并進行定性、定量分析，制定出應對計劃。Project 2003 Server首次把風險管理置于其中。在風險中心，用戶可以通過風險登記表描述風險的全部信息，包括名稱、承受風險的人、分派解決風險的人、風險發生的概率，可能對于工期產生的影響，對于成本的影響，將會受影響的任務，觸發該風險的任務，緩解風險的計劃等等。項目人員在這里可以把每個風險與任務建立起鏈接關系，在項目實施過程中進行監視，盡量避免風險帶來的損失。
      “問題”是指項目中需要討論或解決的問題，例如，如果項目上需要采購一臺新設備，但是設備的技術指標和型號需要征求某些成員的意見，項目人員就可以在“問題中心”進行溝通，而且“問題”還可以與具體任務和風險建立起聯系來。
    “文檔”是項目的重點之一，在Project 2003 Server中，“文檔中心”承當起此項管理任務。除了公關的文檔之外，項目的文檔都以項目為單位進行存儲和管理。在這個中心，可以分層次地按需要創建文檔庫—例如，按項目的主要階段，項目人員在這里可以把自己的文檔上載到相應的文檔庫，這些文檔可以與項目的具體工作任務建立聯系，當要進行某項工作時，通過這種鏈接，可以查看相關的標準、規范、合同，縮短臨時尋找資料浪費時間;當工作完成時，把生成的工作文檔上載到本中心的相應文檔庫，例如，當設計工作完成時，把設計文檔上載到“設計文檔庫”，從事后面實施任務的人員便可以根據這些設計文檔進行具體實施。
    Project 2003 Server把各個處在“孤島”上的項目信息整合到一起，并進行及時地計算處理，這就為化工企業的各層人員共享和應用項目的數據奠定了堅實的基礎。Project 2003 Server具有很強的“自定義”功能，既用戶自己按需要增加新的功能或刪除某些不必要的功能，使得更加符合企業本身的管理實際?？疾祉撃抗芾沓墒焘值暮苤匾臉酥局痪捅┍仨氁獞镁哂猩貕虬阎v庵、成本整合到一起的項目管理軟件來管理企業的項目，應用這類企業級的項目管理系統必將提高企業整體的項目管理水平。

原文轉自：http://www.anti-gravitydesign.com