印刷企業信息管理系統分析

隨著計算機網絡技術的飛速發展，越來越多的企業借助于信息系統來提高自身的管理水平，力求在激烈的市場競爭中立于不敗之地。作為傳統加工業，印刷加工的工藝復雜，環節多，稍不注意就會出紕漏，造成極大的浪費，所以，采用信息系統進行管理至關重要。

      印刷企業在建立信息管理系統之前，數據庫的選型相當重要，應結合具體的系統功能要求，并綜合考慮多方面因素。網絡版FOXBASE數據庫具有強大的處理能力和高度的靈活性，能夠滿足印刷企業的需求，也是目前印刷企業普遍應用的一種數據庫。本文主要研究印刷企業如何在FOXBASE數據庫的基礎上構建自己的信息管理系統。

      數據庫的組成

      印刷企業可根據實際需要建立相應的信息管理系統用戶數據庫。用戶數據庫主要由以下子數據庫組成。

      1.業務管理

      包括訂單管理、報價管理、客戶信息管理及客戶服務?？梢詫崿F客戶聯系、貨源聯系、業務計劃安排、與調度中心協調、安排印刷、總結業務完成情況、外協計劃、提醒超過預定期限的未交款項、客戶服務管理（客戶意見反饋/投訴情況等）等基本功能。

      2.生產管理

      包括調度中心系統，印前、印刷、印后子系統，設備管理，它是印刷企業的核心。

      3.物料管理

      包括物料庫存、物料采購、成品/半成品、領退料、物料盤點。

      4.財務管理

      進行成本分析、計算和成本差異分析管理，業務核算，材料核算，出納、審核管理，工資、賬目、固定資產管理。

      5.其他

      人事、公共信息等的統計和分析。

      數據流程分析

      業務部門與客戶聯系，取得訂單并與相關部門取得聯系（物料能否滿足，生產能否滿足），如果通過審核則提交到調度中心，由它根據交貨期限預排，并給出可以按時交貨的答復。業務部門需要調度中心從總體上依據進度和印品需求，安排合適的印前、印刷、印后工序并制作印品跟單。

訂單確定之后交由調度中心進行生產安排。調度中心確定生產優先級別、物料與生產資源的滿足情況，安排合適的進度，開出生產單，確定制作工藝，轉交生產部門（印前、印刷、印后加工）。當物料不能滿足時，需要與物料部門聯系，由物料部門做出采購計劃。

      印前部門按生產單的安排，根據工序要求與物料部門聯系，取得所需物料（膠片、酒精、顯影液等），標明相關事項。完成制作之后標注完成，可以進行下一制作，并移交跟單給下一工序。

      印刷部門與印前部門聯系，如有問題則將信息反饋給印前部門。印刷部門根據需要與物料部門聯系，領取所需物料（紙張、油墨等）進行印刷，完成印刷后，注明完成，表示可以接受其他印刷安排，同時將半成品移交印后加工部門。

      印后加工部門同樣要對半成品的信息進行反饋，并與物料部門聯系，取得相關物料。成品完成之后，清點合格品數量，及時與調度中心聯系，補齊尾數，而后打包入庫。

      客戶提貨前需要與業務部門聯系，由業務部門發出貨單。出貨將按照訂單要求將產品送到指定地點。財務部門負責具體的款項，并對結賬情況進行跟蹤管理。

      物料部門除了日常的原材料、半成品/成品管理（印刷企業中的半成品一般在車間流動，庫存不對其進行管理；但當暫停時則將半成品入庫）外，還負責物料的采購、物料供應商的管理等。物料部門采購原材料后，驗收入庫，如發現問題則退料，并填寫相關單據。生產部門在領取原材料時，填寫領料單，生產過程中的剩余材料要退還給倉庫。

      各部門間的信息流動可通過企業內部局域網實現，與外部進行信息交流可通過Inte.net來實現。

      數據庫具體內容

      1.共享數據庫

      (1) 業務部門主要用到以下數據庫：

      訂單庫——主要存放有訂單編號、客戶代號、產品名稱、要求數量、規格、單價、是否簽印刷樣張、簽樣日期、交貨日期、交貨方式、交貨地點、運輸費用、結算方式、結算期限、幣種、業務人員、接單時間、包裝說明（包裝方式，尺寸等）、備注等。

      客戶管理庫——主要存放客戶信息、客戶代號、客戶名稱、地區、地址、聯系方式、聯系人員、備注等。

      客戶服務庫——主要存放訂單編號、客戶代號、服務內容、原因、備注等。

      (2) 生產部門主要用到以下數據庫。

      調度信息數據庫——主要存放生產單編號、訂單編號、安排日期、應完成日期、印前及印刷和印后加工工藝要求、調度人員、確認人員、負責人員、備注等。

      印前信息庫——主要存放生產單號、訂單編號、印前類別、制作人員1、制作人員2……、印前要求、分版、新舊版、完成日期、備注等。

      印刷信息庫——主要存放生產單編號、訂單編號、印刷類別、機組1、機組2……、印刷要求、印刷方法、完成日期、用紙名稱、紙張總數、半成品數量、色次代號或說明、放損數量、備注等。

      印后信息庫——主要存放生產單編號、訂單編號，印后類別、安排信息、印后要求、完成日期等。

      設備管理庫——主要存放設備檔案，設備登記卡，設備使用檔案，設備維修保養情況，設備更新、改造、折舊、報廢情況，設備變動，配置變化，備注等。

      (3) 物料管理部門使用的數據庫包括：

      物料管理庫——主要存放物料編號、名稱、規格、數量、單位、單價、金額、采購、驗收、保管、記賬、供貨單位、發票號碼、日期、備注等。

      領料庫——主要存放編號、名稱、規格、單位、數量（計劃/實發）、單價、金額、領料人、經辦人、日期、備注等。

      退料庫——主要存放編號、名稱、規格、單位、數量、退料人、經辦人、日期、備注等。

成品/半成品數據庫——主要存放編號、名稱、規格、單位、數量、出入庫人員、經辦人、出入庫日期、備注等。

      盤點庫——主要存放編號、名稱、規格、單位、賬面、結存數、實際盤點數、盤點人、保管人、日期、備注等。

      采購與物料供應商庫——主要存放供方物料代碼、商品名稱、價格、價格變動、批量要求、規格、交貨地點、運輸方式、付款方式、幣種，供應商代碼、名稱、地址、聯系方式、聯系人、信譽記錄（按時交貨情況/質量/售后服務等情況），供應商技術水平、設備及能力，采購單確認情況（確認/未確認/進行中/完成）等。

      (4) 人事信息庫：主要存放員工的編碼、姓名、個人資料等信息。

      (5) 財務信息庫：主要存放貨款管理信息、工資管理和財務所用信息。

      2.非共享數據庫

      為非共享、獨占數據庫，視印刷企業內部具體情況而定。原則上為了減輕網絡傳輸和服務器壓力，提高整個系統的性能，應當放于本地機上。

      以上各系統所涉及到的數據操作主要包括：數據錄入、更新、刪除、備份，數據統計、排序與索引、檢索，數據庫關聯、更新與鏈接等。

      3.實例

      例1.有職稱數據庫ZC.DBF，其數據庫結構為：日期（D，8），職稱（C，6），級差（N，6，2）。另有職工簡況數據庫ZGJK.DBF，其數據庫結構為：職工號（C，6），姓名（C，8），性別（C，2），出生日期（D，8），婚否（L，1），職稱（C，6），基本工資（N，7，2）。

按某印刷企業規定，職工每兩年晉升一級工資。要求進行工資調級，并根據每個職工的任職年限是否達到兩年，晉升相應職稱的工資級差，修改職工簡況庫中的基本工資字段。為了計算職工調級后的基本工資，在職工簡況數據庫中增加一個新字段：晉升日期（D，8）。為了避免重復晉升，應標志出各個記錄本次是否已經調整過工資，需另增加一個字段：已調（L，1）。具體操作如下：

      ．SET DEFAULT TO C      (設置當前盤符為C盤)

      ．SELECT 1

      ．USE ZC                  （在1區打開職稱庫）

      ．LIST

      RECORD# 日期         職稱       級差

        1     01/01/99    五級職員    30．00

        2     01/01/99    工程師      20．00

        3     01/01/99    高級工      30．00

        4     01/01/99    四級職員    40．00

        5     01/01/99    中級工      20．00

        6     01/01/99    初級工      14．00

      ．INDEX ON 職稱 TO ZCINDEX    （為關聯作準備）

        6 RECORDS INDEX

      ．SELECT 2

      ．USE ZGJK                 （在2區打開簡況庫）

      ．SET RELATION TO 職稱 INTO A

                 （關聯邏輯是：B->職稱=A->職稱）

      ．GO TOP

      ．LIST NEXT 4 姓名,基本工資,職稱,A->級差,已調

      RECORD# 姓名  基本工資 職稱    A->級差 已調

             1    董新橋 805.12  中級工    20．00   .F.

             2    李小明 904.35  工程師    20．00   .F.

             3    張琳   604.28  初級工    14．00   .F.

             4    程紅   825.60  五級職員  30．00   .F.

      ．REPLACE ALL 基本工資 WITH 基本工資+A->級差 FOR YEAR（A->日期）-YEAR（晉升日期）>=2 .AND..NOT.已調

        10 replacements

      ．REPLACE ALL 已調 WITH .T. FOR YEAR（A->日期）-YEAR（晉升日期）>=2

        10 replacements

      ．GO TOP

      ． LIST NEXT 4 姓名,基本工資,職稱,A->級差,已調

      RECORD# 姓名  基本工資 職稱     A->級差 已調

           1       董新橋 825.12  中級工    20.00    .T.

           2       李小明 904.35  工程師    20.00    .F.

           3       張琳   618.28  初級工    14.00    .T.

           4       程紅   825.60  五級職員  30.00    .F.

      ．CLOSE DATABASE

      例２.有生產管理數據庫SCGL，其數據庫結構為訂單編號（C，10），客戶名稱（C，10），印刷要求（C，55），制版周期（D，8），印刷周期（D，8），印后周期（D，8）。成品管理數據庫CPGL結構為：訂單編號（C，10），客戶名稱（C，10），交貨方式（C，8），交貨日期（D，8），是否交齊（L，1），剩余數量（N，5）。財務管理數據庫CWGL結構為：訂單編號（C，10），客戶名稱（C，10），是否交定金（L，1），應收款（N，6），實收款（N，6），余額期限（D，8），是否結清（L，1）。

      ①統計超過余額期限、未結清印刷費的客戶名稱及總金額。

      具體操作如下：

      .USE CWGL

      .LIST 客戶名稱 FOR DATE（）>余額期限 .AND..NOT.是否結清

      RECORD#  客戶名稱

            1         康泰保險

            4         華中激光

            5         協和醫院

            6         光大銀行

            8         武漢廣場

  協和醫院

             6         光大銀行

             8         武漢廣場

            10        數學通訊

       .CLOSE DATABASE

      4.分析總結

      通過以上實例可以看出印刷企業信息管理系統的合理性和可行性。

      ①系統采用信息中心統一管理數據，便于數據的管理、維護、存儲等，使數據共享和安全性得到加強，減少了數據的冗余，有效信息的流轉速度加快，效率提高，信息共享程度提高。

      ②生產中各環節的信息能夠得到控制，并做分析處理，對各子系統進行有效的調整，適應內部和外部的變化。

      ③有助于印刷企業通過信息的分析發現數據后面不易被發覺的信息，尋找規律，為企業發展提供決策基礎。

      ④利用計算機和網絡技術來提高管理能力，能夠及時獲得信息，并對信息提供及時準確的處理。

MILY: 宋體; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-ansi-language: EN-US; mso-fareast-language: ZH-CN; mso-bidi-language: AR-SA">      系統的功能和可行性主要依賴于技術的支持，Internet技術的發展和普及、計算機和現代通訊技術的快速進步、軟件技術的突飛猛進，為系統奠定了堅實的基礎。另外，隨著社會的不斷進步，印刷企業越來越認識到信息管理的重要性。企業管理信息化是企業管理的必由之路。

原文轉自：http://www.anti-gravitydesign.com