海王式知識管理 信息化建設的里程碑

打開海王的網站，您可以看到這樣的話：“海王式中國醫藥產業領域中的高科技企業，是年輕、活躍、充滿激情的組織，是團結合作、不斷創新的團隊?！?

　　海王集團是一家致力于醫藥制造、商業流通和零售連鎖的醫藥類大型綜合性集團公司。多年來，海王一直堅持以醫藥產業為核心，經營規模不斷擴大，已形成醫藥工業制造、醫藥零售連鎖、醫藥商業流通三大支柱產業體系。目前海王旗下擁有兩個國家級企業技術中心，一個企業博士后工作站，一個國家“863”高新技術成果產業化基地，四個現代化、多功能的大型生產制造基地，兩個大型現代化醫藥商業物流配送中心、五百多家零售連鎖店，以及廣泛而雄厚的營銷資源，形成了覆蓋全國市場并向國際市場延伸的營銷網絡，綜合實力不僅在民營企業中，而且在中國醫藥產業界位居前列。2003年海王的銷售額超過35億元人民幣，總資產規模已突破70億元人民幣。

　　2002年，在深圳市優秀民營企業評選活動中，海王集團榮獲深圳優秀民營企業第一名的稱號。海王集團還是深圳市首批高新技術企業、模范納稅企業、深圳市科技百強企業。海王集團除了現有的兩個國家級技術中心，五個現代化、多功能的大型制藥工業基地外，其廣泛而雄厚的營銷資源，為海王產品實現市場價值打下了堅實的基礎。

　　打開海王的網站，您可以看到這樣的話：“海王是中國醫藥產業領域中的高科技企業，是年輕、活躍、充滿激情的組織，是團結合作、不斷創新的團隊?！泵鎸χ裉熘袊t藥產業正面臨著結構性重組，優勝劣汰的殘酷競爭格局，海王正是以著廣受用戶親睞的產品、有綜合競爭素質的各崗位精英、以優秀的企業文化在做基礎，有著不斷自我突破、自我更新的理念，在競爭中立于不敗之地。

　　然而，3年前的海王卻被這些問題所困擾：
　　1）信息封鎖，需要解決信息共享問題；
　　2）信息積累問題，需要解決知識沉淀的問題；
　　3）信息整合，需要解決溝通不暢的問題；
　　4）公司不斷壯大，需要解決如何盡快使新加盟的企業、人員融入海王文化的問題。

　　就是這幾個看似微不足道的問題卻成了海王集團高速發展路上的絆腳石，成為海王高速發展階段信息化發展的瓶頸。

　　如何擺脫制約海王高速發展的瓶頸？如何實現集團辦公與各分子公司辦公自動化，實現集團辦公統一平臺和信息共享？如何實現集團辦公統一平臺和信息共享，提高集團辦公業務效率而降低成本呢？如何讓新員工更快的融入公司的環境，找到歸屬感？公司上下都迫切希望這些狀況能夠得到解決，一系列問題擺在了眼前，怎樣才能實現高速度、高質量發展的戰略目標？信息化建設躍入了海王管理層的視線中。

　　海王生物IT部高級經理錢玉森說：“03年的時候我們開始了尋找協同辦公的平臺，經過了幾個月的努力，在項目上線前，我們做了多方的前期調研，對方案供應商進行多次篩選、集成商方案的評估，系統功能需求的調研等等，這些努力都是為了尋找一個最合適的解決方案?！?03年底，海王最終選擇了具有純熟的技術,豐富的設計施工經驗和先進的理念思想藍凌管理咨詢支持系統有限公司為其搭建基于知識管理的高效協作平臺。

　　系統落地：從行政開刀

　　但是KOA系統的落地并不是一帆風順。海王生物有眾多的實體公司，業務也千差萬別，這在集團公司中是比較特殊的，也為海王生物的集團集中控制帶來了很多困難。拋開實體子公司不說，光海王生物集團本身就有著一套從研發到生產、銷售的一整套體系。下屬公司又依照自己的業務體系建立起各自的信息系統，深圳多年來大家都是“各干各的，老死不相往來”，這些也是讓系統順利落地的阻滯。

　　如何打通各個子公司，實現信息共享?又從什么地方切入呢?權衡再三，錢玉森決定從行政部門開刀，通過協同辦公知識管理平臺打通集團與各個子公司的行政流程，為信息共享開啟了第一步。

　　以行政作為信息化共享的突破口，一是各個公司行政命令是統一決策，企業的任何變化都是由行政命令來反映的，各子公司在行政上許多都有類似規定，流程設置也比較統一，共性也比較大。二是因為實體公司業務差異如此之大，選擇從業務流程的任何一方入手都非常棘手;在財務方面，集團公司已經通過審計等手段加強了對子公司的監督，以集團財務系統打通信息壁壘也不可行。所以從行政開刀，最容易實施，也最讓人容易接受。2003年，海王生物在公司的5大中心和13個子公司上線了基于知識管理的協同、綜合自動辦公化系統。

　　在錢玉森看來，系統用的好才是真正體現它的價值。協同辦公系統上線的時候盡管沒有遭到子公司的強烈抵制，但是系統在各子公司的推廣卻并非易事。面對龐大的培訓推廣工作，錢玉森就帶著信息部的同事一家一家公司地做培訓，若子公司領導忙，就提前預約。在大家共同努力下，集團化的集中控制開始從行政切口一點點慢慢滲透，就在不經意間，KOA系統逐漸在集團得到全面應用。

　　溝通得于改善

　　海王集團組織架構龐大，子公司，孫子公司非常多，以往各公司之間，公司內部之間溝通都不很密切。然而通過KOA系統，海王打破了以往溝通困難的局面?，F在集團內部需要通過溝通才能解決或者協調的問題，就會通過這樣的一個方式解決：由問題發起人提出待溝通問題，然后相關人員可以參加討論，在問題下面提出相關意見，最后商量出一個統一出處理方式，整個解決的過程都會被紀錄下來了，還會作為資料保存。

　　系統上線后，給海王集團的信息化帶來了新氣象，員工日常辦公的狀況也得到了很好的改善。特別是總部、各中心、各控股公司以及控股公司的子公司都使用統一個系統，使彼此之間的溝通與協作更加緊密，提高了溝通的快捷性和有效性，使公司及下屬公司真正成為一個統一體，大大地提高了公司的有機運作效率和核心競爭能力，使系統已經成為公司快速增長的得力助手。

　　里程碑的變革

　　KOA系統有效地把公司的文化傳遞到控股公司中，使并購、控股公司能夠快速融入海王的團隊，接受海王總部的領導，既實現了遠程控制，又節省了大量的管理費用?，F在集團內部和子公司之間的行政流程全部統一，每一個人每一天的工作記錄都能被直屬領導甚至集團領導看到。不但集團的工作頻率加快，而且子公司行政對集團透明了，從集團到子公司的信息流已經打通。

　　同時，建立的知識共享與辦公協作平臺，通過信息發布、電子郵件、手機短信、在線聯系等手段，提高員工之間的溝通協作、文檔及知識的共享、工作流程的審批以及企業文化的營造。通過這個綜合辦公平臺，提高了辦公效率、提高了信息綜合利用的水平、提高了海王生物的管理水平，最終提高了公司的綜合管理素質和競爭能力。

　　另一方面，通過知識管理系統，員工可以在網上學習到管理規范、各部門工作流程、各個部門累計下來的工作經驗和教訓、產品知識、客戶與競爭對手的信息、公司現狀和未來的發展分析、各項與工作相關的技術和發展信息以及各種建議等。通過網上資料室、檔案管理、發布信息、決策分析等有關知識和沉淀的學習，逐漸形成一個資源豐富、價值分級、內容分類、主題相關、協作互通的知識資源庫，供企業內部共享使用。同時，知識庫還可對企業的決策層和管理層提供日常決策的依據，對全體員工來說，可加強公司內部的工作交流和工作互動，使員工充分參與企業文化的建設，增強員工的歸屬感，加強企業的凝聚力，提高企業的綜合競爭力。

　　基于知識管理基礎上的KOA系統，給海王生物集團帶來新的工作方式。海王生物信息化建設實也現了里程碑變革，信息共享和資源相互利用終于邁出了第一步。這將大大增強海王的綜合實力，使海王的發展進入一個嶄新的階段。

原文轉自：http://www.anti-gravitydesign.com